Project Charter Proyek Sistem Informasi Gudang Online

Project Charter Document

Project Name : Pembuatan Sistem Informasi Gudang Online

Company : PT Mitra Amanah

Focus Area : Website Design

Product/Process : Website

Project Time : 28 Maret 2016 sampai 15 Juli 2016

Cost Estimation : Rp. 42.000.000

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organization Role
Dimas Yoan S	Project Manager
Ivan Adrian Imantaka	System Analyst
Budi	Programmer
Beki	Programmer
PT Mitra Amanah	Client

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	27/03/2016	Ivan Adrian I & Dimas Yoan S	Document created

Table of Contents

1. PROJECT CHARTER PURPOSE 3

2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY 3

3. PROJECT OVERVIEW 3

4. PROJECT SCOPE 4

4.1. Goals and Objectives 4

4.2. Departmental Statements of Work (SOW) 4

4.3. Project Deliverables 5

4.4. Deliverables Out of Scope 6

4.5. Project Estimated Cost & Duration 6

5. PROJECT CONDITIONS 6

5.1. Project Assumptions 6

5.2. Project Issues 6

5.3. Project Risks 6

5.4. Project Constraints 6

6. PROJECT STRUCTURE APPROACH 6

7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS 6

8. APPROVALS 6

1. 1. PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah menghasilkan perangkat lunak Sistem Informasi Gudang Online yang memiliki fitur-fitur seperti menambah barang, menghapus barang, menampilkan inventarisasi barang dan pembuatan laporan. Dimana semua fitur yang terdapat pada Sistem Informasi Gudang Online diharapkan dapat membantu proses operasional kontrol barang di gudang perusahaan PT Mitra Amanah.

1. 2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

• Project goals
• Objectives
• Scope
• Assumptions
• Risks
• Costs
• Timeline
• Approach
• Organization

3. 3. PROJECT OVERVIEW

Sistem informasi adalah suatu sistem yang dapat menyediakan informasi yang dihasilkan dari pengolahan data-data yang tersedia. Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktifitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Seiring perkembangan teknologi yang semakin pesat, banyak perusahaan yang memanfaatkan sistem informasi untuk membantu menjalankan kegiatan operasional perusahaan itu sendiri.

PT Mitra Amanah merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang persewaan peralatan tangga-tangga besi (Scaffolding) untuk mendukung pembangunan atau renovasi rumah maupun gedung-gedung. Setidaknya ada 18 jenis barang yang disewakan oleh PT Mitra Amanah. Dikarenakan banyaknya barang yang harus dikelola oleh bagian pergudangan berkaitan dengan keluar-masuknya barang akibat transaksi peminjaman, pengembalian, penambahan item baru, pengurangan barang akibat rusak maupun hilang, maka perlu adanya pembuatan sistem informasi kontrol barang sehingga kondisi baru (terakhir) mulai dari jumlah barang yang tersisa, jumlah barang yang disewa, jumlah barang rusak maupun tambahan barang baru dapat diketahui informasinya secara cepat dan akurat.

4. 4. PROJECT SCOPE

   1. 4.1. Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan menyediakan modul-modul utama yang perlu ada pada Sistem Informasi Gudang Online	Mengembangkan modul Log In untuk masuk ke dalam sistem sebagai pengguna. Mengembangkan modul Input Data Barang untuk memasukkan data barang berupa nama, jumlah, dan kondisi barang ke dalam database sistem. Mengembangkan modul Delete Data Barang untuk menghapus data barang yang tersimpan di dalam database sistem. Mengembangkan modul Edit Data Barang untuk mengedit data barang yang tersimpan didalam database sistem. Mengembangkan modul View Data Baran untuk menampilkan data barang yang tersimpan di dalam database sistem. Mengembangkan modul Create Report untuk membuat laporan pengelolaan barang berdasarkan data yang tersimpan di dalam database sistem. Search Data Barang merupakan suatu modul untuk mencari data barang.
Proyek akan menyediakan dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk Sistem Informasi Gudang Online yang dibangun	User Requirement User Interface Testing (Case Test, Unit Test, Acceptance Test) Database Security Security Level Form Input/Output Source Code User Manual
Proyek akan menyediakan media penyimpanan data	Pengadaan server

2. 4.2. Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan stakeholder	Project Manager, Client	Melakukan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur-fitur mengenai profilling yang akan dibuat	Sistem Analis, Client	Sistem Analis dan Client mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan	Programmer, Client	Programmer dan Client bersama-sama mendiskusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan Client namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang telah disepakati
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)	Client, Tim Proyek	Pada Tim Proyek harus dapat mendeskripsikan dan mendiskusikan kepada Client mengenai asumsi projek yang dibuat
Testing perangkat lunak	Programmer	Programmer melakukan uji coba terhadap perangkat lunak yang telah dibuat
Implementasi perangkat lunak	Programmer	Programmer melakukan implementasi perangkat lunak
Alih pengetahuan	Tim Proyek	Tim melakukan pelatihan, kursus singkat, dan diskusi terkait dengan pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada pengguna yang diberi kewenangan untuk menjalankan sistem
Maintenance	Programmer	Programmer melakukan maintenance atau pemeliharaan terhadap sistem, setelah sistem terpasang.

3. 4.3. Project Deliverables

Milestone	Deliverable
Perancangan dan pembuatan Sistem Informasi Gudang Online	Perangkat lunak Sistem Informasi Gudang Online yang dapat dioperasikan dan digunakan untuk menangani seluruh informasi kegiatan operasional perusahaan PT Mitra Amanah Program dengan source code
Pembuatan dokumentasi terkait dengan pengembangan Sistem Informasi Gudang Online	Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan sistem, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual. Dokumentasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)
Finalisasi Sistem Informasi Gudang Online	Instalasi sistem dan migrasi data Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi, dan pemeliharaan.

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari perangkat lunak yang telah dikembangkan melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem perangkat lunak.

4. 4.4. Deliverables Out of Scope

[Sengaja dikosongkan]

5. 4.5. Project Estimated Cost & Duration

Project Millestone	Date Estimate	Deliverable(s) Included	Confidence Level
Melakukan Interview pada stakeholder	28/03/2016	Informasi mengenai proses-proses yang terjadi dalam pengelolaan barang-barang Informasi proses bisnis perusahaan Informasi stakeholder yang terlibat Informasi struktur organisasi Dokumen kebutuhan	High
Analisa hasil interview	04/04/2016	Mendapatkan kebutuhan utama Dokumen Kebutuhan (final)	High
Desain Sistem dan Interface	11/04/2016	Prototype	High
Presentasi ke client	18/04/2016	Feedback mengenai prototype	Medium
Pembuatan sistem	20/04/2016	Sistem Informasi Gudang Online	High
Hosting server dan installasi aplikasi	27/06/2016	Melakukan pembelian hosting dan domain untuk implementasi aplikasi web.	High
Testing Aplikasi	30/06/2016	Memperoleh dokumentasi testing aplikasi.	High
Alih pengetahuan	06/07/2016	Pelatihan untuk menjalankan system Dokumen manual sistem	Medium
Maintenace	08/07/2016	Pemeliharaan dan perbaikan	High

1. 5. PROJECT CONDITIONS

   1. 5.1. Project Assumptions

1. Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan sistem informasi gudang online untuk PT Mitra Amanah.
2. Proyek ini diasumsikan dapat membantu proses pengelolaan barang-barang / inventory yang disimpan dalam gudang perusahaan PT Mitra Amanah.
3. Proyek ini diasumsikan berupa website yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi penggunanya.

2. 5.2. Project Issues

Priority Criteria

1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2−Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3−Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4−Closed issue.

#	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapat musibah	Low	Project Manager	Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
2	Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi web	High	Web Developer,Web Designer	Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.	Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak.
3	Data Hilang	High	Tim Proyek	Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga	Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.

1. 5.3. Project Risks

#	Risk Area	Likelihood	RiskOwner	Project Impact-Mitigation Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit	High	Project Manager	Meeting dilakukan dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mungkin diadakan pertemuan setiap harinya walaupaun hanya sebentar. Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak dan waktu.
2	Informasi dari client utama kurang	Medium	Project Manager	Mencari stakeholder yang lainnya seperti karyawan lain bagian inventory dari PT Mitra Amanah
3	Ruang Lingkup proyek melebar terlalu luas	High	Project Manajer	Melakukan inisiasi diawal mengenai batasa-batasan atau constrains yang terdapat dalam proyek
4	Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target	High	Stakeholder	Membuat schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.
5	Kurangnya personil tim	Medium	Project Manager	Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan

2. 5.4. Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

1. Proyek hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi sistem pergudangan online.
2. Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan client dan telah di sepakati sebelumnya.
3. Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
4. Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan client.
5. Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus untuk mengelola inventory gudang PT Mitra Amanah.

1. 6. PROJECT STRUCTURE APPROACH

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi sistem pergudangan online.

2. 7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS

Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
Project Manager	Dimas Yoan Shailendra	Melakukan interview terhadap stakeholder proyek Melukan pembagian tugas Control Project Team Bertanggung jawab atas berjalannya proyek Finnancial
Sistem Analyst	Ivan Adrian I	Menganalisa kebutuhan Melakukan analisa terhadap rancangan website Dokumentasi kebutuhan Dokumentasi pengembangan website
Programmer	Budi	Membuat website Dokumentasi pengerjaan proyek Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur website Melakukan pemeliharaan website
Programmer	Beki	Membuat website Dokumentasi pengerjaan proyek Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur website Melakukan pemeliharaan website

3. 8. APPROVALS

Prepare by :

Dimas Yoan Shailendra

Ivan Adrian Imantaka